Dokumentų ir šablonų apribojimas ir apsauga

Video: Dokumentų ir šablonų apribojimas ir apsauga

Video: Meet the Customer Service Hub in Customer Engagement - YouTube 2024, Gegužė

2024 Autorius: Geoffrey Carr | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2024-01-12 05:16

Dokumento apribojimas ir apsauga užtikrina, kad esate galutinis autoritetas dėl jo pažangos.

MOKYMO NAVIGACIJA

Šablonų naudojimas siekiant užtikrinti bendrą maketą ir formatavimą
Stebėti pakeitimus, padarytus prie dokumento
Pastabų naudojimas norint nurodyti dokumento pakeitimus
Dokumentų ir šablonų apribojimas ir apsauga
Versijų tvarkymas, palyginimas ir dokumentų derinimas

Nors galbūt norėsite, kad kiti recenzentai siūlytų pakeitimus ir komentuotų dokumentą, gali būti ir kartų, kai norite apriboti jų redagavimą ir formatų keitimą.

Be to, galbūt norėsite priversti visus pakeitimus stebėti arba apriboti tik komentarus. Visa tai padaryti - įsitikinti, kad jūsų dokumentas negali būti pakeistas taip, kad neatitinka jūsų vizijos ar stiliaus.

Šioje pamokoje mes parodysime, kaip apriboti formatavimą ir redagavimo tipus, kuriuos gali atlikti kiti recenzentai jūsų dokumente. Kai jūsų dokumentas yra artimas galutinei būsenai, galite jį pažymėti kaip galutinį, kad išvengtumėte nenumatytų pakeitimų.

Be to, galbūt norėsite apriboti prieigą prie savo dokumento, įtraukdami tik jūsų recenzentų komandą. Mes parodysime, kaip apsaugoti jūsų dokumentą slaptažodžiu. Tada galite pasakyti tik savo komandai slaptažodį ir niekas negalės atidaryti dokumento.

Mes pradėsime dalykus, įtraukdami jus į formato apribojimą dokumente.

Apriboti formatavimą dokumente

Kai platinate dokumentą kitiems, kad jį peržiūrėtumėte, galbūt nenorite, kad jie pakeistų dokumento formatavimą. "Word" leidžia apriboti visas ar kai kurias temas ir stilius, taip pat leisti recenzentams keisti kai kurias temas ir stilius. Norėdami tai padaryti, spustelėkite "Apriboti redagavimą" skirtuko "Peržiūra" skiltyje "Apsaugoti".

Langas "Apriboti redagavimą" rodomas dešinėje nuo pagrindinio teksto. Skiltyje "Formatavimo apribojimai" pasirinkite "Apriboti formatą stilių pasirinkimui" ir spustelėkite nuorodą "Nustatymai …".

Dialogo lange "Formatavimo apribojimai" langelyje visi stilius "Tikrintuose stiliuose šiuo metu leidžiami" yra pasirinktini. Norėdami pasirinkti tik tam tikrus dokumente naudojamus stilius, galite pasirinkti mygtuką "Nėra", kad pašalintumėte visus stilius ir tada pasirinkite tuos, kuriuos norite leisti. Taip pat galite naudoti "Word" rekomenduojamus minimalius stilius, kad galėtumėte spustelėti "Rekomenduojamas minimalus". Jei norite, dialogo lange apačioje pasirinkite "Papildomi apribojimai", o baigę spustelėkite "Gerai".

Šiame dialogo lange pateikiamas klausimas, ar norite pašalinti neleidžiamus stiliaus elementus. Mes rekomenduojame ne. Galbūt pasirodys, kad ateityje norite naudoti šiuos stiliaus dokumentus. Kiti recenzentai negalės jų pakeisti arba taikyti.

Spustelėkite "Ne", kad išsaugotumėte stilių, kurie jūsų dokumente neleidžiami.

Prieš taikydami šiuos apribojimus, turite pradėti taikyti apsaugą. Mes aptarsime tai, parodydami, kaip apriboti redagavimą.

Apriboti redagavimą dokumente

Be to, kad apribotumėte dokumento recenzentų formatavimą, galite taip pat apriboti, kokio tipo redagavimo recenzentai gali atlikti dokumentą. Langelyje "Apriboti redagavimą" pažymėkite žymimąjį laukelį "Leisti tik tokio tipo redagavimą dokumente" ir išskleidžiamajame sąraše pasirinkite parinktį, nurodydama, kokį redagavimą norite leisti savo dokumente. Galite leisti kitiems recenzentams tik sekti pakeitimus, įvesti komentarus ar užpildyti formas. Jūs galite net apriboti dokumentą taip, kad kiti žmonės galėtų jį skaityti ir nekeisti.

Galite paklausti, koks yra skirtumas tarp redagavimo ribojimo ir tik stebimų pakeitimų bei "užrakintų" pakeitimų stebėjimo ", kaip aptarta 2 pamokoje. Iš tiesų nėra jokio skirtumo; funkcionalumas yra tas pats. Galite naudoti bet kurį metodą, kuris yra jums lengvesnis.

Galite nurodyti išimtis apribotam formatavimui ir redagavimui arba žmonėms, kuriems leidžiama laisvai redaguoti dokumentą. Spustelėkite nuorodą "Daugiau vartotojų …" skiltyje "Apriboti redagavimą" skiltyje "Išimtys (neprivaloma)".

Dialogo lange "Pridėti vartotojus" galite pridėti naudotojų iš dabartinio kompiuterio iš domeno, kuriame yra dabartinis kompiuteris, arba įvesti asmens el. Pašto adresą. Atskirkite visus vartotojus ir el. Pašto adresus kabliataškiu ir spustelėkite "Gerai", kai baigsite.

Žmonės, kuriuos pridėjote dialogo lange "Pridėti vartotojus", rodomos lango "Apriboti redagavimą" skiltyje "Išimtys (neprivaloma)" laukelyje "Asmenys". Pasirinkite visą dokumento dalį ar visą jos dalį, kurią norite redaguoti, tada pažymėkite šio asmens laukelį laukelyje "Asmenys".

Dabar, kai norėjote apriboti dokumento formatavimą ir redagavimą, turite pasakyti "Word" pradėti taikyti apsaugą, kad jis įsigaliotų. Skiltyje "Apriboti redagavimą" skiltyje "Pradėti vykdymą" spustelėkite "Taip, pradėkite vykdyti apsaugą".

Dialogo lange "Pradėti vykdymo užtikrinimą" įsitikinkite, kad pasirinkta parinktis "Slaptažodis", du kartus įveskite slaptažodį ir spustelėkite "Gerai".

Atkreipkite dėmesį, kad slaptažodis nėra būtinas ir ne visada apsaugo dokumentą (dokumentas nėra užkoduotas). Tai paprasčiausiai padeda užkirsti kelią žmonėms išjungti formatavimo ir redagavimo apribojimus.

Jei pasirinksite "Vartotojo autentifikavimas", greičiausiai matysite šią klaidą:

"Jūsų įrenginys nenustatytas informacijos teisių valdymo (IRM). Norėdami nustatyti IRM, prisijunkite prie "Office", atidarykite esamą IRM apsaugotą pranešimą ar dokumentą arba susisiekite su pagalbos tarnyba."

Rekomenduojame naudoti slaptažodį. Tai daug paprasčiau.

Kai apribojimai bus vykdomi, langas "Apriboti redagavimą" rodo atitinkamą tekstą, leidžiantį recenzentui atlikti tik leistinas redagavimo ir formatavimo užduotis.

Rekomenduojamas:

Šablonų naudojimas siekiant užtikrinti bendrą maketą ir formatavimą

"Microsoft Word" yra puikus įrankis dirbti su dokumentais komandos nustatymui. Yra daug funkcijų, kurios palengvina bendradarbiavimą, įskaitant šablonus, keitimą ir peržiūros sekimą, komentarus, dokumentų ribojimą ir apsaugą bei dokumentų palyginimą ir sujungimą.

Klauskite "How-To Geek": "DSL Hang Ups" diagnostika, "PowerPoint" žiniasklaidos ištraukimas, "IE" apribojimas viename tinklalapyje

Šią savaitę mes pažvelgti į nelygius DSL ryšius, išimdami žiniasklaidą iš "PowerPoint" pristatymų ir kaip užrakinti IE į vieną svetainę be jokių papildomų programinės įrangos ar tinklo konfigūravimo.