Sumažinti laiką, per kurį siunčiamas ir gaunamas el. Paštas

Turinys:

Sumažinti laiką, per kurį siunčiamas ir gaunamas el. Paštas
Sumažinti laiką, per kurį siunčiamas ir gaunamas el. Paštas

Video: Sumažinti laiką, per kurį siunčiamas ir gaunamas el. Paštas

Video: Sumažinti laiką, per kurį siunčiamas ir gaunamas el. Paštas
Video: SysTools PDF Management Tools | Manage PDF Files Easily ! - YouTube 2024, Kovas
Anonim

H nuotraukos yra namams

El. Paštas gali palengvinti bendravimą, bet jis taip pat gali nutekėti. Sužinokite, kaip apdoroti gaunamus el. Laiškus ir rašyti išeinančius el. Laiškus, kad sutaupytumėte laiką.

Remiantis 2005 m. Atliktu tyrimu, darbuotojų apklausos parodė, kad elektroniniu paštu atsiradęs praleistas laikas sukėlė 10 000 darbuotojų uždirbtą 152 milijonų dolerių darbo užmokestį per metus.

El. Paštas aiškiai turi savo nepakankamumą. Neaiškūs el. Laiškai atitraukia darbuotojus nuo svarbių darbų užduočių, debesų ryšio kanalų ir dažnai sukuria papildomą darbą. Vengti elektroninių laiškų spragų laikydamiesi žemiau pateiktų pasiūlymų.

Kaip įeinantis el. Paštas gali naikinti jūsų laiką

Dvortygirl nuotrauka

Yra daugybė el. Pašto pranešimų, kurie gali švaistyti jūsų laiką. Tie, kurie:

  • Galima iškirpti iš kelių pranešimų ir suskaidyti į išsamią
  • Negalima tiesiogiai susieti su jumis
  • Ar yra susiję su jumis, bet ne tiesiogiai, todėl jūs nežinote, kaip ar kada turėtumėte reaguoti (ir valgyti laiką)
  • Negalima nukreipti tau imtis tam tikrų veiksmų (tai yra neproduktyvus)
  • Atskleiskite ir / arba paskatinkite jus neskelbti laiko internete
  • Netinka el. Paštui ir suteikia daugiau prasmės per dinamišką ryšio kanalą, pvz., Verslo susitikimą ar turinį tinkamesnį formatą (pvz., Atskiro dokumento turintis informacijos turinys).

Kaip efektyviai apdoroti gaunamą el. Laišką

Norint efektyviai perskaityti ir apdoroti el. Laiškus, jums reikia sutelkti dėmesį į du dalykus: išsiaiškinti el. Laiško (ar jo stokos) žinomumą ir nuspręsti, kokių veiksmų imti atsakant.

1 žingsnis: išsiaiškinkite pranešimą (arba trūksta)

Kai skaitote naują el. Laišką, pasiimkite kuo mažiau laiko, kad išsiaiškintumėte:

  • Nesvarbu, ar kalbėtojas jus tiesiogiai ar netiesiogiai sprendžia
  • Nesvarbu, ar kalbėtojas jums pasakė, ko jie tikisi iš tavęs
  • Nesvarbu, ar tai padaryta aiškiai
  • Nesvarbu, ar bendra žinutė tinka jums
  • Nesvarbu, ar bendra informacija atrodo tinkama, atsižvelgiant į jūsų santykius su siuntėju (arba, pavyzdžiui, jei jie bando inicijuoti verslo santykius), jie yra nepakankami.

Tai padės išsiaiškinti, kokia yra el. Laiško žinutė ir kaip norite atsakyti. Tai yra, jei ketinate atsakyti pirmiausia.

Ypač svarbu atkreipti dėmesį į tai, ar garsiakalbis daro vieną ar daugiau dalykų, galinčių užvilioti jus į brangų laiką, pavyzdžiui:

  • Neaišku, ką jie bando pasakyti
  • Kalbos vartojimas painiojamas ar eufemistiškas, kad būtų išvengta konkretaus kalbėjimo (pvz., "Manau, kad mes turime šiek tiek širdies", o "Ar galėtumėte paskambinti man šią savaitę, kad galėtume telefonu kalbėti apie ką nors svarbų?" ")
  • Lankytis ar išeiti iš temos
  • Įtraukti informaciją, kuri nėra jūsų įmonė, netinkama, įžeidžianti ar nesuderinama
  • Cc arba bcc'ing jums pranešimus, kurie jums netinka
  • Kartodamas tą pačią žinutę įvairiais el. Laiškais arba pakartodamas tai, kas jau buvo paminėta ankstesniuose pranešimuose, išskyrus el. Laiškus
  • Rašydamas apie tai, apie ką jau kalbėjote ir išsprendžiau - pamiršote ar nerūpestingai

Tokiose situacijose būkite ypač atsargūs, kad galėtumėte veiksmingai reaguoti, kad sumažintų kiek laiko praleidote bendravimui. Kadangi labai sunku leisti, kad aukščiau aprašytos dviprasmiškos el. Pašto scenarijus nuteikia jūsų laiką.

2 veiksmas: nuspręskite, kokių veiksmų imtis

Po to, kai žinote, apie kokią informaciją turi, išsiaiškinkite produktyviausią būdą atsakyti. Štai keletas tipiškų atsakymų:

  • Pokalbio pasikeitimas į geresnę komunikacijos terpę, pvz., Telefono ir konferencinius ryšius
  • Atsakymas į pasikartojančią daugybės žmonių paklaustą klausimą, o ne per el. Laišką, bet naudojant daugiau informacijos turinčią terpę, kurią galima bendrinti, pvz., "Google Doc"
  • Neatsakoma į pranešimus, kurie neparodo, ką iš jūsų laukia garsiakalbis (net jei jis jaučiasi šiek tiek nepakartojamas)
  • Neaiškių pranešimų, susijusių su tiesioginiais ir trumpais konkrečiais klausimais, pavyzdžiui, "Kada norėtumėte, kad ataskaita būtų baigta?" Ar "Kaip man norėtumėte prisidėti prie šio projekto,"?
  • Įkeliant telefoną ir skambinant asmeniui, bet kuriuo metu pasirodys dramos ar ryšių suskaidymas - jo parengimas el. Paštu užtruks ilgiau ir gali sustiprinti konfliktą

3 žingsnis: grįžti į užduotį

Svarbiausia, kai atsakysite į el. Laišką (kuris gali būti neatsakymas ir pranešimo ištrynimas), turite grįžti prie užduoties. Perkelkite į kitą laišką, kuris laukia jūsų gautuosiuose, arba perjunkite įrankius ir grįžkite prie faktinio darbo, o ne atsakydami į kitų žmonių užklausas.

Kaip siunčiantis el. Laiškas gali išmesti jūsų laiką

Adikos nuotrauka

Be to, yra daugybė el. Pašto pranešimų tipų tu išsiuntei kad gali praleisti laiką. Tie, kurie:

  • Būtina be reikalo įklijuoti į keletą pranešimų, kurių kiekvienas užima daug laiko ir nori pritaikyti, o ne vieną visapusišką
  • Negalima tiesiogiai susieti su gavėju, o tai yra jūsų pastangų švaistymas
  • Nepakankamai aišku ir ilgai el. Pašto pokalbių ir (ar) nesusipratimų, arba jokio našumo veiksmų (tai reiškia, kad jūs turėsite praleisti laiką, kad vėl pradėtumėte pokalbį).
  • Nejunkite gavėjui imtis tam tikrų veiksmų, kurie yra neveiksmingi
  • Atkreipkite dėmesį ir paskatinkite gavėją švaistyti laiką žiniatinklyje - tai reiškia, kad jis skatina tą patį iš jūsų
  • Netinkami el. Pašto formatu, bet geriau bendraujami per pokalbį realiuoju laiku arba per mokomąjį ar turtingą turinį turinčią dokumentą, pvz., Vadovą, tinklaraščio straipsnį, DUK puslapį, įmonės ataskaitą arba "PowerPoint" pristatymą.

Kaip efektyviai siųsti el. Laiškus

Norint parašyti el. Laiškus, kurie ilgainiui nepraleidžia laiko (neatsižvelgdami į jūsų gavėjo laiką), reikia sutelkti dėmesį į penkis dalykus: perduoti aiškų pranešimą, paprašyti gavėjo imtis veiksmų, naudojant gerą struktūrą, redaguoti prieš paspausdami siųsti ir veiksmingai stebėti.

1 žingsnis: išsiaiškinkite savo pranešimą

Prieš net išspausdinę el. Laišką, turite gauti aiškų pranešimą. Nustatyti:

  • Ką norite bendrauti
  • Kodėl tu nori tai pranešti
  • Kokius veiksmus norite, kad jūsų gavėjas imtųsi
  • Kaip jūs galite geriausiai įtikinti juos imtis tokių veiksmų

Štai keletas bendrų priežasčių siųsti el. Laišką:

  • Ką nors priminti terminą
  • Teikti kokius nors rašytinius nurodymus dėl užduoties
  • Paklausti greito klausimo, į kurį galima tinkamai atsakyti raštu
  • Norėdami atsakyti į greitą klausimą, į kurį galima tinkamai atsakyti raštu
  • Praleisti kartu su laiku svarbią informaciją
  • Siūlyti galimas susitikimo grafikas
  • Sekti po susitikimo ir parodyti dėkingi

Visuose šiuose pavyzdžiuose, išskyrus paskutinį, norite, kad jūsų gavėjas imtųsi veiksmų (net jei jis tik atsakys į jus).

Kartais veiksmas neatrodo veiksmas. Galbūt norėsite:

  • Praleiskite kartu savo darbuotojo patarimą
  • Tegul tavo draugai žino, kad tavo kelionės tikslas yra saugus
  • Pateikite trumpą naujieną apie tai, kaip jūs elgiatės naujojoje paskirtyje ir kaip galėsite pasiekti per artimiausias kelias savaites

Kiekvienoje iš šių situacijų jūs nesakote savo gavėjui imtis tam tikrų veiksmų. Tačiau tai numanoma, kad jie neturėtų imtis jokių veiksmų, jei tinkamai uždarote el. Laišką arba bent jau pasirašydami savo vardą. Jie supranta, kad bendravimas gali lengvai baigtis jūsų elektroniniu paštu; kad jiems nereikia atsakyti.

2 veiksmas: paprašykite gavėjo imtis veiksmų

Jei norite parašyti efektyvius el. Laiškus, kurie sutaupytų jūsų laiką, turite juos padaryti veiksmingais. Ir jūs turite įsitikinti, kad jūsų gavėjas yra aiškus, kokių veiksmų tikimasi iš jų.

Jei nenorite to padaryti, bet bandote išsiaiškinti savo gyvenimo istoriją arba paaiškinti, kodėl norite išlaikyti kitą "iPhone" modelį, o ne gauti naujausią, galite pamiršti apie taupymo laiką, nes "pen pal" daug minties ir laiko.

Kreipkitės el.

  • Terminų nustatymas
  • Nurodykite nenumatytų atvejų planus
  • Siūlome potencialias kito veiksmo pasirinkimo galimybes (pvz., Kai jūs galite susipažinti su asmeniu susitikimuose, kuriose esate susipažinę)
  • Pateikti nuomonę, kai paprašyta
  • Pateikite užklausą, tinkamą rašyti, ir iš tikrųjų yra dar patogesnė, jei naudojate kitą ryšio būdą
  • Užduočių, kurias gavėjas sutiko atlikti, nurodymų rinkinys

Būkite iniciatyvūs ir įsitikinę, kai nustatysite veiksmus, kurių imamasi. Neišmeskite atvirų klausimų, nebent kito pasirinkimo nėra. Kadangi atvirieji klausimai yra priešingos ieškinio turinys.

Štai keletas pavyzdžių:

  • Vietoj to, kad prašytumėte savo gavėjui pateikti savo tvarkaraštį (ir eikvoti el. Laišką procese), pradėkite, siųsdami juos turimus susitikimų laikus.
  • Užuot paprašę savo gavėjo tai, ką jie galvoja apie tam tikrą verslo sprendimą, apibūdinkite galimą sprendimą ir prašykite sukurti atsiliepimus; tokiu būdu jiems nereikės ką nors atsinešti savarankiškai, o užuot turės ką veikti

Jūs saugo el. Laišką, pateikdamas aiškias instrukcijas skaitytojui ir saugodamas turinį, o ne atvirą.

Svarbiausia, kad jūs turite įsitikinti, kad bet koks veiksmas, kurio tikitės iš savo skaitytojo, yra aiškiai perduotas. Nepamirškite, kad jie žino, kad ketinate surengti susitikimą šią savaitę, tik jūs pasiūlysite savo turimus laikus. Nepamirškite, kad jie žino, kokia užduoties užduotis yra jūsų instrukcijų rinkinys. Aiškiai pasakykite ir maloniai praneškite jiems, ko norite.

3 žingsnis: sukurti gerą struktūrą

Vienas iš jūsų žinia aiškiai apibrėžta ir jūs padarėte jį veiksminu, atėjo laikas ją organizuoti taip, kad pateiktumėte aiškumą ir jūsų pateiktus prašymus.

Punktas: Bendra taisyklė, kurią reikia laikytis, yra laikyti pastraipas penkiais sakiniais. Ne tik sunku sutelkti dėmesį į ilgas pastraipas, o žiniatinklio skaitymas, tačiau nepakankamos pastraipos suteikia galimybę gavėjui prarasti dėmesį ir galbūt praleisti svarbiausius dalykus. Tai veda prie slaptų ar nereikalingų atsakymų, kurie debesys komunikacijos kanalą.

Sakiniai: Rašydami sakinius naudokite aktyvųjį balsą. Laikykis sakinių trumpas ir iki taško. Venkite vaikščioti tangentais arba be reikalo paaiškinti savo samprotavimus ar jausmus apie dalykus. Vietoj to laikykitės faktų ir kokių veiksmų prašote, kad jūsų gavėjas imtųsi.

Žodžiai: Stenkitės nenaudoti didelių žodžių ar žargono, nebent žinote, kad jūsų auditorija juos supras. Venkite anekdotų ir kultūrinių nuorodų, kurių gali būti neteisingai suprasta, nes tai, kas gali būti lengvai supainioti, yra galimas veiksmingo bendravimo pavojus.

Venkite papildomų žodžių ir kvalifikacinių frazių. "Atsižvelgiant į dabartinę situaciją, kurioje tai vyksta šiuo metu, manau, kad tai gali būti išmintinga …" yra kvalifikacinis teiginys, kuris ne tik praranda žodžius ir laiką, bet ir atitraukia nuo tikrosios žinios.Vietoj to, tiesiog nurodykite savo rekomendaciją, nereikalaudami jos.

Kitas pavyzdys: "Man buvo įdomu, ar galėčiau tavęs paklausti …" Išjunk šią frazę ir tiesiog paklausk klausimo. Tai taip pat padidins jūsų pasitikėjimą, nes jūs nesąmoningai neprašysite leidimo aktyviai bendrauti.

Skyryba: Laikykitės skyrybos paprastumo. Kvalifikaciniai žodžiai ir frazės yra naudingos tik tuomet, kai naudojami siekiant įtvirtinti mandagumą, kai pradedate bendrauti su asmeniu, su kuriuo norėtumėte turėti verslo ar asmeninius santykius. Tokiais atvejais jūs nebūtinai norite būti paskelbtas, bet naudokite tam tikras mandagus frazes, kad parodytumėte pagarbą jų laiką.

Sumažinkite kablelių naudojimą - tai natūraliai padeda išlaikyti sakinius trumpą. Venkite slapto teksto įkvėpto kalbos, pernelyg didelio punkto taško ir iš eilės kablelių. Vietoj to, nukopijuokite savo sakinius su tinkamu anglų kalba ir naudok susitraukimus, kai tai tikslinga, nes jie geriau skaito.

Be to, apsvarstykite skyrybingas sąrašus su kulka taškais ir brūkšnelių eilutę, kad suskaidytumėte pagrindines dalis (kurios gali apimti vieną ar daugiau pastraipų).

4 veiksmas: redaguoti prieš siunčiant

Prieš siųsdami el. Laišką, 1-2 minutes skaitykite garsiai. Tai padės jums sugauti klaidas ar pastebėti nepatogias dalis, kurias paprastai nekalbate asmeniškai. Išbraukite papildomus žodžius ir supaprastinkite skyrybos ženklus. Išskleiskite sąrašus ir sumažinkite savo pastraipas.

Kai galite atsakyti į toliau pateiktus klausimus su "taip", tuomet esate pasiruošę "siųsti":

  • Ar pranešimas aiškus?
  • Ar lūkesčiai yra pagrįsti ir aiškiai išreikšti?
  • Ar mano gavėjas galės sėkmingai gauti pranešimą? Sėkmė reiškia, kad jie žino, kokį atsakymą tikimasi iš jų.
  • Jei vaidmenys buvo pakeisti, galėčiau sėkmingai gauti šį pranešimą?

5 veiksmas: Efektyviai sekk

Be to, aktyviai sekite el. Laiškus. Jei kas nors neatsako į tiesioginį prašymą, nepraleiskite laiko domėjosi, kas nutiko. Vietoj to atsiųskite mandagų, bet tiesioginį tolesnį el. Laišką, kad galėtumėte su jais susipažinti. Taikykite aukščiau išdėstytus principus. Netrukdykite per daug laiko bandydami gauti atsakymą; jei gavėjas nebendrauja su jumis, žinokite, kada judėti ar artėti prie jų asmeniškai.

Naudokitės el. Paštu, kad išsaugotumėte laiką

Elektroniniu paštu galite sutaupyti daug laiko, jei žinote, kaip efektyviai jį naudoti. Ir tai tinka tiek siųsti, tiek priimti pranešimus.

El. Laiškas geriausiai tinka pranešimams, kurie tinkamai perduodami raštu. Jei naudosite naudą iš el. Pašto ir išvengsite daugybės laiko švaistančių spąstų, tai yra galingas įrankis.

Rekomenduojamas: