Šis svečio straipsnį parašė Askas, geekas už "DemoGeek" technologijų svetainės.
Jei dirbate komandoje arba kai susiduriate su savo klientais, galbūt norėsite užtikrinti, kad jūsų dokumentai būtų platinami teisingai, kad dokumento informacija pasiektų tinkamą auditoriją ir būtų laikomasi konfidencialumo.
"Word 2007" yra funkcija, kurią galite oficialiai paruošti "Word" dokumentą, kad ji būtų tinkamai paskirstyta žmonių grupei ar netgi asmenims, turintiems tam tikrą patikimumo faktorių.
Paruošimas
Paleisk Word 2007 ir sukurkite dokumentą taip, kaip norite.
Kai būsite patenkintas dokumentu ir esate pasiruošęs platinti, pristabdykite akimirką prieš pradėdami el. Pašto programą ir atlikite šiuos paprastus veiksmus, kad dokumentas būtų paruoštas platinti. Turėkite omenyje, kad šie veiksmai yra izoliuoti, o tai reiškia, kad galite pasirinkti ir pasirinkti veiksmus, kuriuos norėjote sekti.
Spustelėkite ant Office mygtukas ir spustelėkite " Paruoškite"Meniu parinktis. Yra 7 skirtingos galimybės, kurias turėtumėte pamatyti. Aš paaiškinsiu kiekvieną iš šių variantų, kad galėtumėte pasirinkti ir pasirinkti tinkamą jūsų paskirstymo reikalavimų pasirinkimo derinį.
Dokumento ypatybės
Pirmasis sąraše yra " Savybės " variantas, kuriuo galite įvesti metaduomenų informaciją apie dokumentą.
Kai kuriuos iš jų galite peržiūrėti per Failas >> Savybės dialogas.
Turėkite omenyje, kad kai baigsite dokumentą, negalėsite matyti šių savybių, bet kol galėsite susieti savybes su savo dokumentu kitiems, norėdami gauti idėją apie dokumentą prieš jį atidarę.
Patikrinkite dokumentą
Antrasis variantas sąraše yra " Patikrinkite dokumentą"Variantas. Savo dokumento platinimo metu galite peržiūrėti dokumentą pastaboms, pakeitimams, pakeitimų žymoms, rašalo anotacijai. Galite patikrinti paslėptus metaduomenis ar bet kokią asmeninę informaciją, išsaugotą dokumente. Galite patikrinti bet kokius tinkintus XML duomenis, kurie buvo saugomi su dokumentu. Taip pat galite patikrinti bet kokią antraščių, poraštės ir bet kokių vandenženklių informaciją. Galiausiai taip pat galite patikrinti bet kokius paslėptus dokumentus dokumente.
Pasirinkite tikrinimo parinktis, kurias norėjote įsitikinti, prieš platindami dokumentą ir spustelėję " Patikrink"Mygtukas" Word "tikrins dokumentą ir informuos jus apie bet kokius dalykus, kuriuos jis randa tikrindamas.
Šifruoti dokumentą
Trečia sąraše yra " Šifruoti dokumentą"Variantas. Pasirinkite šią parinktį, jei norite, kad dokumentą žiūrėtų tik tam tikri žmonės, kuriems pasitikite. Tai leidžia užšifruoti dokumentą pasirinktu slaptažodžiu, o vartotojai turi įvesti šį slaptažodį, kad galėtumėte peržiūrėti dokumentą.
Apriboti leidimą
Ketvirtajame sąraše yra " Apriboti leidimą"Variantas. Galite naudoti parinktį "Apriboti leidimą", kad apribotumėte, ką žmonės gali padaryti su dokumentu. Jei dokumentas yra jautrus, galite naudoti "Apriboti leidimus", kad apribotumėte jų redagavimą, kopijavimą ir spausdinimą.
Jums gali būti pasiūlyta įdiegti " Windows" teisių valdymas įrankis. Nesijaudinkite, eikite į priekį ir įdiekite jį iš patikimo šaltinio. Įdiegę galėsite konfigūruoti, ką žmonės gali padaryti su dokumentu.
Pridėti skaitmeninį parašą
Penktajame sąraše yra " Pridėti skaitmeninį parašą"Variantas. Skaitmeniniai parašai užtikrina dokumento vientisumą. Skaitmeninius parašus pagalvokite kaip popierinį parašą, bet patogiau atlikite elektroniniu būdu. Kai dokumentas turi skaitmeninį parašą, tai reiškia dokumento vientisumą ir pasitikėjimą. Tai būtų naudinga, jei platinsite dokumentą labai didelei auditorijai.
Paspauskite " Pridėti skaitmeninį parašą"Parinktį ir" Word "jus paragins iš anksčiau pateikto dialogo lango ieškoti" Digital Signature "teikėjų" Office Marketplace ".
Vykdyti suderinamumo tikrintuvą
Pereikime į paskutinę parinktį " Vykdyti suderinamumo tikrintuvą" Pirmas.Jei naudojate bet kokias "Word 2007" ypatybes ir įtariate, kad jūsų auditorija gali naudoti senesnes "Word" versijas, galbūt norėsite paleisti suderinamumo tikrintuvą, kad įsitikintumėte, jog jūsų dokumentą gali skaityti visa auditorija.
Pažymėti kaip finalą
Tai turėtų būti paskutinis žingsnis, kurį norėjote sekti, prieš platindami dokumentą grupei. Kadangi pavadinimas nurodo, kad šis veiksmas pažymės dokumentą, jis bus pažymėtas kaip paskirstytas.
Pasirengimas platinti parengtą dokumentą gali padėti išvengti tam tikrų akivaizdžių klaidų, kurias jūs padarote platindami dokumentą didelę žmonių grupę. Jums nereikia laikytis visų žingsnių; o jūs galite pasirinkti ir pasirinkti, kurį norėtumėte / norėtumėte. "Word 2007" yra pakankamai lankstus, kad galėtumėte daryti tai, ko jūs paprašysite, kad jis parengtų platinimo dokumentą.
Tikiuosi, kad tai naudinga, ir tikiuosi, kad naudosite Word 2007 sugebėjimą tinkamai užbaigti dokumentą prieš platinimą. Jei turite kokių nors klausimų ar komentarų, praneškite man komentarus.
