Pradedantieji: kaip kurti ir tvarkyti užduotis "Outlook 2013"

2024 Autorius: Geoffrey Carr | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:53

Jei esate vienas iš tų žmonių, kurie turi lentą ar užrašų knygutę su besikeičiančiu darbų sąrašu, arba jūsų stalas ir monitoriai yra puošniami "Post-its" ® Jums primenant apie svarbius įvykius, tai šis straipsnis jums.

"Outlook" leis jums sudaryti užduočių sąrašus, kuriuos galite atlikti įvairiausiais veiksmais, pvz., Nustatyti datą, priminimus, kategorijas ir kt. Svarbiausia - sukurti aktyvesnį užduočių sąrašą, kurį galėtumėte bendrauti ir išlaikyti jus sąžiningai.

Darbas "Užduotys" rodinyje

Neseniai diskutuojame apie įvairius "Outlook 2013" sudėtingumo atvejus, todėl, jei esate naujokas, rekomenduojame perskaityti mūsų įvadą.

Priešingu atveju atidarykite "Outlook" iki užduočių juostos ir apžiūrėkite. Iš pirmo žvilgsnio pastebėsite, kad tai gana tuščia ir nevaisinga. Taip yra todėl, kad mes dar turime užpildyti daugybę dalykų, kuriuos turime atlikti, ir pavedimus paleisti.

Peržiūrėkime ir parodysime, kaip naudoti užduotys kaip "pro" ir toliau tvarkyti savo gyvenimą "Outlook". Turėdami šiek tiek laiko ir darbo, turėsite išsamų užduočių rinkinį, kurį galėsite nustatyti, kad primintumėte, kada reikia, ar netgi galite jį priskirti kitam asmeniui!

Užduočių pridėjimas

Norėdami pradėti, jūs ketinate norėti pridėti užduočių. Pastebėsite, kad kairiojoje pusėje yra žinoma aplankų juosta. Galite pridėti naujus aplankus į šį rodinį, tada efektyviai organizuokite užduotis į kategorijas. Jūs netgi galite sukurti naują aplankų grupę, kad prireikus galėtumėte dar kartą atskirti savo užduotis nuo profesinio ir asmeninio gyvenimo.

Norėdami pradėti, pastebėsite, kad yra viena užduočių aplankų grupių skambutis Mano užduotys ir du užduočių aplankai: užduočių sąrašas ir užduotys. Jei dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite viršutinį aplanką, galime sukurti "Naujų aplankų grupę", kurią pavadinsime "Darbo užduotys".

Galite pridėti greitą užduotį spustelėdami "Spustelėkite čia, jei norite pridėti naują užduotį", arba galite spustelėti "Naująją užduotį" pagrindiniame lange. Patikrinkite toliau nurodytą užduotį be pavadinimo, į kurį galite pritaikyti kelias parinktis, parodyti Užduotį, jo išsamią informaciją, taip pat ją tvarkyti.

Užpildykime truputį kai kuriuos pagrindinius duomenis ir spustelėkite "Išsaugoti ir uždaryti". Galite pasirinkti pradžios datą, pabaigos datą (jei taikoma), būseną, prioritetą ir užbaigimo procentą. Taip pat galite patikrinti laukelį "Priminimas" ir "Outlook" pranešti, kada jūsų užduotis bus baigta.

Uždavinių peržiūra, keitimas ir atnaujinimas

Sukūrę kelias užduotis, mes galime juos matyti išvardytuose mūsų užduočių rodinyje. Čia galite atlikti keletą pagrindinių tinkavimo būdų, pavyzdžiui, pakeisti datą arba priskirti kategoriją, bet jei tikrai norite peržiūrėti ir redaguoti, turite ją dukart spustelėti, kad ją atidarytumėte.

Štai mūsų užduotis dar kartą. Galime atlikti jo pakeitimus, pvz., Statusą ar prioritetą, arba galime spustelėti mygtuką "Išsami informacija".

Jei su užduotyje yra kitų detalių, galite jas užpildyti čia. Nors tai gali būti nesvarbi daugeliui žmonių, jei dirbate su nepriklausomais rangovais ar konsultantais, tai yra puiki vieta stebėti, kiek jie kainuoja jums maždaug.

Keletas kitų dalykų, kuriuos galime paminėti, prieš pradedant pasikartoti, yra keletas dalykų. Užduočių sąsajoje nusižiūrėkite, pažiūrėkite, kad galite ištrinti arba persiųsti užduotį, jei nuspręsite, kad tai nėra verta to siekti, arba jums reikia atitinkamai iš jos įteiktos kitos.

Taip pat galite tvarkyti užduotį, pvz., Pažymėti jį baigus, priskirti jį ir išsiųsti būsenos ataskaitą. Apie tai netrukus kalbėsime. Šiuo metu trumpai apžvelgsime, kaip nustatyti pasikartojančias užduotis.

Darbas su pasikartojančiomis užduotimis

Kartotinės užduoties sukūrimas yra toks pats kaip ir pasikartojančio susitikimo ar pasikartojančio susitikimo sukūrimas. Dialogas, kurį pamatysite spustelėdami mygtuką "Pasikartojimas", tikriausiai atrodys gana pažįstamas.

Taigi čia yra mūsų "kalbėti apie darbus" užduotis, pasikartojanti kiekvieną savaitę trečiadienį, be galo. Taip pat atkreipkite dėmesį, kad net jei užduoties neatliksite, kol užduotis pasikartos, vis tiek bus sukurta dar viena.

Galite ignoruoti tai, pasirinkdami parinktį "Atkurti naują užduotį", kuri, vietoj to, kad ji automatiškai pasikartotų x dienoje, neatkurtų užduočių, kol dabartinis pažymėtas nebus baigtas.

Paskirti užduotis kitam asmeniui

Mes sukūrėme savo "kalbėtis apie darbus!", Dabar mes turime tik jį užmušti kitam! Spustelėkite mygtuką "Susieti užduotį", esantį lentos skyriuje "Tvarkyti užduotis".

Tai atvers užduotį kaip el. Laišką, kurį galėsite siųsti kitiems. Šiuo atveju mes tik ketiname priskirti užduotį kalbėti apie darbą kitam asmeniui, todėl mes atsiųsime jiems el. Laišką.

Jei norite įvesti adresą į lauką "Kam", galite tai padaryti, arba galite nuskaityti laimingą vardą iš savo adresų knygos. Ar neturite sukurti adresų knygos? Skaitykite apie tai, kaip kurti ir tvarkyti kontaktus, įskaitant tai, kaip importuoti kontaktus iš "Gmail" tiesiai į "Outlook".

Tada gavėjas gaus el. Laišką su parinktimi "Priimti" arba "Atmesti". Mes nenorime, kad bosas nuliūdintų, todėl mes tiesiog einame į priekį ir priimsime šią užduotį. Be to, kalbėti apie darbus niekada nėra bloga idėja!

Galiausiai, jei įgaliojimai, norintys žinoti pažangą (ar jos nebuvimą) jūsų šiuo metu priskirtai užduočiai. Galite išsiųsti jiems būsenos ataskaitą.

Apskritai vidutinis namų "Outlook" naudotojas greičiausiai naudoja užduotis kaip būdą, kaip užduoti užduotis arba namuose atlikti užduotis, tačiau naudinga žinoti visą savo užduoties gebėjimų spektrą. Dabar pereikime prie likusios "Home" juostos dalies ir kalbėkime apie tai, ką galite padaryti užduočiai valdyti iš ten.

Valdymo užduotys ir rūšiavimas pagal vaizdą

Savo savaitės metu kai kurios užduotys bus baigtos, o kai kurios - ne. Tos, kurias užpildėte, galite pažymėti kaip užbaigtą ir pamiršti. Tačiau tuos, į kuriuos nesugebate patekti, reikės kažkokiu būdu valdyti arba jūs turėsite vis didėjantį užduočių sąrašo sąrašą.

Yra keletas būdų juos tvarkyti. Pažvelkime į šią juostos sritį ir parodysime, kaip išnaudoti visas šias priemones.

Paspaudus mygtuką "Pašalinti iš sąrašo", jis bus pažymėtas kaip užbaigtas ir pašalinamas iš sąrašo. Jei "Outlook" susiduria su problema, pavyzdžiui, jei užduotis yra pasikartojanti arba ji yra neišsami, ji jums paklaus, ką jūs norite tai padaryti.

Jūs taip pat galite dirbti tiesiogiai su užduotimis, kurias matote savo užduočių sąraše. Norėdami sužinoti daugiau, žiūrėkite toliau pateiktą ekrano kopiją. Matote, kad galite tiesiog spustelėti piktogramos piktogramą, kad pažymėtumėte ją baigta, arba galite dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti, kad pamatytumėte savo stebėjimo parinktis.

Kitame ekrano paveikslėlyje matote, kad mūsų užduotis "sėdėti žiūrėti futbolą kojomis" vyksta rytoj, bet mes taip pat pažymėjome tai tolesniam sekančiam sekančiai savaitę. Tolesnės užduoties sukūrimas iš esmės dubliuoja tą laiką, kuris jums labiausiai tinka, kad galėtumėte jį užbaigti. Šiuo atveju mes galime pažymėti, kad rytoj užduotis bus užbaigta arba pašalinta, tačiau šią dubliuotą užduotį vis tiek reikės kitą savaitę.

Atkreipkite dėmesį, kad galite atlikti užduotis iš vieno iš penkių iš anksto nustatytų intervalų arba galite sukurti pasirinktinį tolesnį veiksmą.

Galiausiai, keičiant savo nuomonę, gali būti naudojama daugybė užduočių. Jei ant juostos nerodoma, galite spustelėti mygtuką "Keisti vaizdą" ir pamatysite šias parinktis.

Štai koks paprastas sąrašas gali atrodyti. Žvilgsnis nediskriminuoja būsenos ar kategorijų ar bet kokio kito būdo. Tai tiesiog pateikia visas savo praeities, dabarties ir ateities užduotis viename paprastame vaizde.

Kita vertus, jei mes rūšiame savo požiūrį aktyviais uždaviniais, mes matome, kad mums viskas labai mažėja.

Visada atminkite, kad pakeiskite užduočių rodinį, kad galėtumėte greitai rūšiuoti arba paslėpti juos, kad pasiektumėte maksimalų našumo potencialą!

Užduotys Parinktys

Galiausiai, susipažinkime arba susipažinkime su uždavinių pasirinktimis. Užduočių parinktys leis jums keisti nustatymus ir keisti jų elgesį bei išvaizdą. Galite juos pasiekti meniu Failas spustelėdami "Parinktys -> Užduotys".

Galite nustatyti priminimų parinktis, susijusias su užduotimis, kurių terminas yra tinkamas, uždelsimas ir užpildytos užduotys, darbo valandos ir kitos paprastos tweaks. Taigi dabar, jei norite, kad uždelstos užduotys būtų ryškios mėlynos spalvos, arba norite numatytuosius priminimus dienos pabaigoje, o ne pradžioje, galite atlikti pakeitimus čia.

Kaip jūs galite pasakyti, "Outlook" pasirodo, kad ji yra labai gerai suapvalinta programa, ir mes dar net kalbėjome apie kalendorių ir dar pažymi! Mes tikimės, kad galėsite naudoti užduotis, kad padidintumėte savo organizacijos įgūdžius per porą kartų. Jie labai lengva nustatyti ir priskirti, ir malonu, kad tie priminimai ir visi sąraše esantys dalykai būtų stebimi, lėtai ištrinami.

Tuo tarpu mes norime jus išklausyti. Turite klausimą ar komentarą, kurį norėtumėte palikti su mumis? Pasitraukite į mūsų diskusijų forumą ir atleiskite.