Kai turite "Word" dokumentą, kuris yra šiek tiek per didelis, pirmas dalykas, kurį jūs pabandysite, - tai vaizdų suspaudimas. Tai iš dalies priklauso nuo to, kad tokios svetainės kaip "How-To Geek" parašė išsamius straipsnius, paaiškinančius, kaip tai padaryti, o iš dalies dėl to, kad, atrodo, visada atrodo, kad vaizdai visuomet padidina "Word" dokumento dydį. Jūs vis tiek turėtumėte eiti į priekį ir sekti patarimais, kuriuos mes parašėme šiame straipsnyje, nes jei turėsite vaizdų, jie jums padės.
Bet jei neturite paveikslėlių arba laikotės šių patarimų ir turite dar labiau sumažinti failo dydį, mes turime jums padengti. Turime daugybę patarimų, kuriuos galėtume bendrinti, todėl suskirstėme juos į dalykus, kurie tikrai padės sumažinti "Word" dokumento dydį, tai, kas gali padėti, ir kai kuriuos dažniausiai pasiūlytus patarimus, kuriuos neturėtumėte nerimauti..
Pradėkime.
Patarimai, kurie tikrai padės sumažinti dokumento dydį
Jums bus naudinga ne kiekvienas patarimas, kurį rasite. Kartais tai yra todėl, kad jie netaikomi jūsų situacijai (jei neturite vaizdų, tada patarimai apie vaizdų suspaudimą nebus naudingi), bet kartais patarimai yra tiesiog neteisingi. Mes išbandėme visus šio skyriaus patarimus, todėl žinome, kad jie dirba.
Konvertuokite savo dokumentą į DOCX formatą
"Microsoft" išleido "DOCX" formatu "Office 2007", taigi, jei jūs vis dar naudojate.doc formatu, laikas konvertuoti. Naujesnis.docx failo tipas iš esmės veikia kaip ZIP failas, suspaudžiant dokumento turinį, todėl tiesiog konvertuojant.doc failą į.docx formą jūsų dokumentas bus mažesnis. (Tai taip pat taikoma kitoms "Office" formoms, pvz., "Excel" (.xls į.xslx), "PowerPoint" (.ppt į.pptx) ir "Visio" (.vsd į.vsdx).)
Norėdami konvertuoti savo.doc failą, atidarykite jį "Word" ir spustelėkite "Failas"> "Informacija"> "Konvertuoti".
Mes išbandėme tai naudodami 20 lapų pavyzdį.doc failą, kuriame buvo šeši vaizdai, įvairios lentelės ir formatavimo ženklai. Originalus.doc failas buvo 6,001 KB, bet konvertuotas.docx failas sveriamas tik 721 KB. Tai 12% pradinio dydžio. Nieko kito, kurį mes siūlome žemiau, atliksime daugiau, norėdami sumažinti failo dydį, taigi, jei turite.doc failus, kuriuos galite konvertuoti į.docx, jūsų darbas gali būti atliktas.
Įdėkite savo nuotraukas, o ne jas kopijuos ir įklijuosite
Kai kopijuosite ir įklijuosite vaizdą į savo dokumentą, "Word" pateikia tam tikrų prielaidų, kaip elgtis su juo. Viena iš šių prielaidų yra tai, kad norite įklijuoti vaizdą kaip BMP formatą, kuris yra didelis failo tipas arba kartais PNG, kuris vis dar gana didelis. Paprasčiausia alternatyva yra įklijuoti savo vaizdą į redagavimo programą vietoj jos, išsaugoti ją kaip mažesnį formatą, pavyzdžiui, "JPG", o tada naudoti "Insert> Picture", jei norite įterpti vaizdą į dokumentą.
Įdėkite mažą ekrano kopiją tiesiai į kitą "tuščią" "Word" dokumentą, kad šio dokumento dydis peršokti nuo 22 KB iki 548 KB.
Žinoma, ne visada galite išsisukti. Kartais jums reikės geresnės vaizdo kokybės, kurią gali pasiūlyti tokie formatai kaip BMP ir PNG. Bet jei tai mažas vaizdas arba jums nereikia super aukštos kokybės, naudojant lengvesnį svorio formą ir įterpiant nuotrauką gali padėti.
Nors jūs išsaugojote savo vaizdą, atlikite savo redagavimą
Kai redaguojate "Word" vaizdą, jis išsaugo visus jūsų vaizdo redagavimus kaip dokumento dalį. Priemonės, jei pasidarysite savo dokumento vaizdą, "Word" vis tiek išsaugo visą originalų vaizdą. Pakeiskite vaizdą į juodą ir baltą, o "Word" vis tiek išlaiko originalų spalvotą vaizdą.
Tai be reikalo padidina jūsų dokumento dydį, taigi, kai jūs atlikote savo vaizdų pakeitimus ir esate įsitikinę, kad jums nereikia grąžinti šių vaizdų, Word gali atmesti redagavimo duomenis.
Bet geriau nei pašalinti nereikalingus duomenis iš savo dokumento nėra tokie nereikalingi duomenys jūsų dokumente pirmiausia. Bet kokie redagavimai, kuriuos galite padaryti, net paprastus, pvz., Apipjaustymą ar rodyklės pridėjimą, geriausia padaryti vaizdų redaktoriuje prieš įterpdami vaizdą į dokumentą.
Suspausti visus savo paveikslėlius vienu žingsniu
Taip, pradžioje mes sakėme, kad šis straipsnis buvo apie kita būdai, kaip sumažinti failo dydį, tačiau dauguma šio klausimo straipsnių nurodo, kaip sugadinti vaizdus vienu metu (įskaitant mūsų straipsnį), o čia "How-To Geek" mes ieškome būdų, kaip ką nors padaryti.
Spustelėkite Failas> Išsaugoti kaip> Daugiau parinkčių. (Jei "OneDrive" su "AutoSave" įjungta, gali būti "Išsaugoti kopiją", o ne "Išsaugoti kaip".)
Pasirinkite savo pasirinkimus, spustelėkite "Gerai", tada išsaugokite naują dokumento versiją su visais suspaustais vaizdais.
Sustabdyti įterpiant šriftus į savo dokumentą
Jei nenaudosite toli nuo galaktikos esančio neįprasto šrifto, tai beveik bus tikras, kad kiekvienas, su kuriuo jūs bendrinate savo dokumentą, galės jį perskaityti naudodamas savo "Word" kopiją (arba nemokamą alternatyvą, pvz., "Free Office"). Taigi kodėl norite, kad įterpdami šriftus norite išmesti savo failus? Sustabdykite tai, eikite į "Failas"> "Funkcijos"> "Išsaugoti" ir išjunkite parinktį "Įterpti šriftus į failą".
Sustabdykite kitų failų įterpimą, jei galite
Neseniai parodėme, kaip įterpti arba susieti "Excel" skaičiuoklę "Word" dokumente (o jūs galite tai padaryti ir su kitais failais, pvz., "PowerPoint" pristatymais ar "Visio" diagramomis). Jei galite nukreipti į skaičiuoklę, o ne ją įterpti, galite sutaupyti didžiąją dalį "Excel" failo dydžio. Jūs jo neišsaugosite, nes susietoji skaičiuoklė vis tiek pridės tam tikrą dydį, bet jūsų dokumentas bus žymiai mažesnis, jei bus nuoroda nei visiškai įterpta. Žinoma, yra trūkumų susieti ir nauda, todėl būtinai perskaitykite šį straipsnį, kad suprastumėte juos prieš tai atlikdami.
Baigti saugoti dokumento miniatiūrą
Vos per dieną "Word" leidžia laikyti dokumento miniatiūrą, kad "Windows" galėtų parodyti "File Explorer" peržiūrą. Šiomis dienomis "File Explorer" gali tai atlikti savarankiškai ir jam nereikia "Word" pagalbos, tačiau galimybė vis dar yra jūsų dokumente. Mūsų 721KB bandymo dokumente, šią parinktį pakeitę padidinę failo dydį iki 3247 KB. Tai yra 4,5 karto didesnis už pradinį failą - nieko. Šį nustatymą rasite šiame meniu Failas> Informacija> Ypatybės> Išplėstinės savybės.
Taip pat galite išjungti šį nustatymą dialoge "Išsaugoti kaip", kur jis vadinamas šiek tiek labiau teisingu "Išsaugoti miniatiūrą".
Pašalinkite asmeninę ir paslėptą informaciją iš savo dokumento
Ne tik asmeninė informacija pridedama prie jūsų dokumento dydžio, bet taip pat gali suteikti jūsų skaitytojams informaciją, kurios nenorite, kad jie būtų. Taip pat gali būti informacijos, kuri buvo suformatuota kaip paslėpta, ir jei jums nereikia šio paslėpto teksto dokumente, kodėl negalite atsikratyti jo?
Pašalinkite šią nereikalingą informaciją iš savo dokumento antrašte į failą> Informacija> Patikrinkite problemas ir tada spustelėkite mygtuką "Patikrinti dokumentą".
Išjunkite "AutoRecover" (jei išdrįs)
Vienas iš puikių "Word" funkcijų - iš tikrųjų viena puiki kiekvienos "Office" programos funkcija - "AutoRecover".Ši funkcija leidžia reguliariai kopijuoti failą dirbant, todėl, jei "Word" sugenda arba kompiuteris iš naujo paleidžiamas netikėtai (pvz., Kai "Windows" sistema atnaujina per naktį), kitą kartą paleidus būsite pateiktas automatiškai atkurtas atvirų dokumentų versijas Žodis Žinoma, visos šios versijos papildo failo dydį, taigi, jei išjungsite "AutoRecover", jūsų failas bus mažesnis.
Eikite į "Failas"> "Funkcijos"> "Išsaugoti" ir išjunkite parinktį "Išsaugoti automatinio atkūrimo informaciją kas [x minutės]".
Tiesiog įspėkite, kad nebeturėsite "AutoRecover" versijų, todėl, jei "Word" sugenda ar netikėtai uždaroma, jūs prarandate visą savo darbą nuo paskutinio jo išsaugojimo.
Kopijuoti viską į naują prekės ženklą
Kai dirbate dokumente, "Word" išsaugo įvairius dalykus fone, kad jums padėtų. Mes parodėme, kaip tai įmanoma pašalinti, ir kaip ištrinti "Word" surinktus duomenis, tačiau jūsų dokumente, kurio jums nereikia, vis tiek turėsite dalykų. Jei atsidursite tokio tipo dokumento dydžio sugadinimo, galite sukurti naują dokumentą ir kopijuoti viską į jį.
Pradėkite kurdami naują tuščią dokumentą. Pasirinkite visą turinį dabartiniame dokumente paspausdami Ctrl + A. Naujame dokumente paspauskite Ctrl + V, kad įklijuotumėte viską. Čia kopijuojamas visas jūsų tekstas, skyriai, formatavimas, puslapio išdėstymo parinktys, puslapių numeracija-viskas, ko reikia.
Jūsų naujame dokumente nebus jokių ankstesnių fono įrašų, automatinio atkūrimo informacijos ar ankstesnių versijų, o tai turėtų sumažinti failo dydį.
Atminkite, tai padarius, bus kopijuojami bet kokie jūsų vaizdų redagavimo duomenys, todėl galbūt norėsite jį pašalinti iš pradinio dokumento, prieš tai, kai norite kopijuoti viską į naują dokumentą. Jei neturite, tai nėra didelis pasiūlymas. Vis tiek galite jį pašalinti iš naujo dokumento.
Negalime pasakyti, kiek tai sutaupys, nes tai gali būti kažkas nuo kelių kilobaitų iki daug megabaitų, tačiau visada verta tai padaryti, jei norite iš savo dokumento pašalinti kuo daugiau riebalų.
Kaip premiją, mes taip pat matėme šią kopiją / įklijuokite į naują dokumento apgauti, kad išspręstume keistą klaidą "Word" dokumentuose, kuriuos sunku nustatyti kitaip.
Patarimai, kad Galbūt Padėkite sumažinti dokumento dydį
Kai kurie patarimai atrodo, kad jie padės, tačiau su jais negalėjome gauti teigiamo rezultato. Mes nesakome, kad jie nepadės sumažinti jūsų failo dydžio, tačiau atrodo, kad jums reikės tam tikrų aplinkybių, kad gautumėte kokią nors naudą iš jų. Pirmiausia rekomenduojame pabandyti patarimus iš ankstesnio skilties, o tada, jei reikia, iš karto.
Išjungti fono išsaugojimą
Kuo sudėtingesnis dokumentas, ir kuo ilgiau jis buvo išsaugotas, tuo ilgiau gali prireikti išsaugoti spustelėjus mygtuką "Išsaugoti". Kad padėtų išspręsti šią problemą, "Word" nustatymas yra "Failas"> "Pasirinktys"> "Išplėstinis", pavadintas "Leisti fono įrašus".
Žiuri nusprendžia, ar tai turi įtakos failo dydžiui. Paliekant dokumentą atidaryti naudojant šį nustatymą nebuvo jokio skirtumo tarp mūsų bandymo dokumento dydžio (tuo tarpu paliekant "AutoRecover" įjungta padarė padidinkite failo dydį). Apdorojant pakeitimus per maždaug 30 minučių taip pat nepavyko pastebimai keisti dokumento dydžio, neatsižvelgiant į tai, ar įjungta arba išjungta "Leisti fono įrašymą". Nebuvo išjungtas ir tai, kaip greitai išsaugotas dokumentas.
Trumpai tariant: tai vienas priklauso nuo jūsų. Jei jį išjungus, failo dydis nesumažintas, tada palikite jį, nes viskas, ką "Word" atlieka, kad automatiškai išsaugotų jūsų dokumentus, yra geras dalykas.
Konvertuoti į RTF ir tada konvertuoti atgal į DOCX
RTF reiškia raiškiojo formato formatą, o tai atviras standartas dokumentams, kuriuose pateikiamas šiek tiek daugiau formatavimo nei paprastas tekstas, bet ne visi DOCX varpai ir švilpukai. Idėja konvertuoti DOCX į RTF yra ta, kad jis pašalina visą papildomą formatavimą ir bet kokius paslėptus duomenis, taigi, kai išsaugosite savo RTF atgal kaip DOCX failą, failo dydis bus mažesnis.
Konvertavę mūsų 20 puslapių, 721 KB bandymo dokumentą į RTF, failo dydis pasidarė 19,5 MB (todėl nenaudokite RTF, jei norite, kad būtų mažas failas). Atsiunčiant jį į DOCX, failas buvo 714 KB. Tai yra 7 KB taupymo mažiau nei 1%, o RTF negalėjo tvarkyti tam tikro paprasto lentelės formatavimo, kurį naudodavome, turėjome formatuoti …, kuris sugrąžino dydį iki 721 KB.
Tai neatrodo, kad jūsų dokumentas turės daug naudos, ypač kai šiuolaikiniame DOCX turi tiek daug formatavimo galimybių, kurių RTF negali valdyti.
Konvertuokite į HTML ir tada konvertuokite į DOCX
Tai ta pati idėja, kaip konvertuoti į RTF, išskyrus tai, kad HTML yra žiniatinklio formatas. Mūsų konversijos bandymas parodė beveik vienodus rezultatus naudojant RTF.
Mes bandėme tai mūsų 721 KB DOCX byloje ir konvertuoti jį į 383 KB HTML failą.Konvertavę jį į DOCX, failas buvo 714 KB. Tai yra 1% taupymas, bet tai buvo netvarka su formatavimu, ypač antraštėmis, ir jas reikės iš naujo redaguoti.
Išpakuokite dokumentą ir suspauskite jį
DOCX dokumentas yra suspaustas failas, pvz., Archyvas, kurį sudaro 7-Xip arba WinRar. Tai reiškia, kad galite atidaryti jį naudodami vieną iš šių įrankių ir pamatyti visą turinį. Galimas vienas patarimas yra išgauti visus failus iš DOCX, pridėti juos prie suspausto archyvo ir tada pervardyti tą archyvą į DOCX failo plėtinį. Sveikas, jūs turite "Word" dokumentą, kuris buvo suspaustas! Teoriškai tai skamba tikėtina, tačiau naudojant ir "7-Zip", ir "WinRar" bei įvairius archyvo formatus, mes nustatėme, kad kiekvieną kartą, kai bandėme atidaryti sukurtą ".docx" failą, "Word" mums pranešė, kad failas buvo sugadintas.
Šioje idėjoje gali būti šiek tiek nuopelnų - mūsų 721 KB failas pasidarė tik 72 KB, bet mes rekomenduojame jį, nebent jūs norėtumėte praleisti daug laiko žaisti su juo, norėdami pabandyti jį išbandyti. Be to, taupymas gali būti tik todėl, kad suspaudimo procesas pašalino / suspaudė kažką, kuris neleidžia Word atidaryti dokumento, bet negalime būti tikri.
Dažniausiai pasiūlomi patarimai, kurie greičiausiai nepadarys jokio skirtumo
Yra keletas pasiūlymų, plaukiojančių aplink internetą, kad garsas protingas, bet neturės daug pasekmių. Tai nereiškia, kad neturėtumėte jų išbandyti, tik jūs neturėtumėte tikėtis didelės įtakos jūsų dokumento dydžiui.
Pašalinti ankstesnes dokumento versijas
Žodis saugo ankstesnes jūsų dokumento versijas, kai dirbate su juo. Tai automatinio išsaugojimo funkcija, o kai kurie žmonės siūlo ištrinti juos, eikdami į "Failas"> "Info"> "Tvarkyti dokumentą" ir pašalinus visas senas versijas.
Tačiau nereikia to padaryti, nes šios senosios versijos saugomos "Windows" failų sistemoje, o ne "Word" dokumente. Ištrynus juos, jūsų dokumentas nebus mažesnis. Jei norite pašalinti bet kokią ankstesnę versijos informaciją iš dokumento, nukopijuokite turinį į visiškai naują dokumentą arba atlikite failą> Išsaugoti kaip, kad išsaugotumėte į naują dokumentą, kaip siūlėme anksčiau.
Įklijuoti tik tekstą, ne formatavimą
Jei norite kopijuoti ir įklijuoti iš vieno dokumento į dabartinį dokumentą, galite naudoti įvairias įklijimo parinktis.
Mes bandėme tai su 20 puslapių dokumentu, kurio kiekvienas puslapis naudojo įvairų formatą, o vidutinis dydis buvo mažesnis nei 2 KB kiekvienam puslapiui. Tai gali Būti reikšminga, jei turite 250 + puslapio dokumentą, kuriame jis iš viso būtų maždaug 0,5 MB, bet ar tikrai turėsite 250 puslapių "Word" dokumentą be formatavimo? Tikriausiai ne, nes tai būtų daugiausia neįskaitoma, taigi praleisite taupymą, kai vėl pridėsite formatavimą.
Bet kokie šio metodo privalumai yra mažesni už anksčiau minėtą patarimą - nukopijuokite ir įklijuokite visą dokumentą į naują dokumentą, kad pašalintumėte ankstesnes versijas, senus redagavimo pakeitimus ir pan.
Pakeiskite puslapio dydį
"Word" suteikia galimybę keisti puslapio dydį, eikite į "Layout> Dydis ir pakeiskite iš numatytojo" Letter "dydžio. Yra patarimų, plaukiojančių apie tai, kad pasakytumėte, jei pasirinksite mažesnį, bet panašų dydį, pvz., "A4", kiti skaitytojai nepastebi ir jūs negausite mažo dydžio.
Mes bandėme tai su 20 puslapių dokumentais, naudojant "Letter" dydį, kuris buvo 721 KB. Mes pakeitėme dydį į "A4", "A5" (kuris yra pusė "A4" dydžio) ir "B5", o mūsų dokumentas kiekvieną kartą buvo pastovus 721 KB. Kitaip tariant, failo dydis visiškai nesikeičia.
Sustabdyti kalbų duomenų įterpimą
Yra nustatymas Failas> Parinktys> Išplėstinė pavadinta "Įterpti lingvistinius duomenis" ir pamatysite patarimus įvairiose vietose, kuriose nurodoma, kad norite išjungti. Paviršiuje tai skamba protingai - papildomi lingvistiniai duomenys nepadidins dokumento dydžio?
Trumpai tariant, atsakymas yra ne, jei naudojate modernų.docx failą. Žodis tvarko lingvistinius duomenis už scenų, ir dokumente nėra jokios vietos.
Išjungus šią parinktį, gali būti nedidelis skirtumas tarp senesnių.doc failų, tačiau net tada, kai naudojate rašysenos rašymo priemonę, o "Word" turi tam tikrą "rankinio įsiminimo pataisymo informaciją", kurią norite saugoti. Priešingu atveju tai visiškai nesikeičia.
Tai yra mūsų gana išsamus būdų, kaip sumažinti "Word" failus iki dydžio, sąrašą, tačiau mes visada siekiame naujų metodų, kuriuos norime išbandyti (arba atmesti). Jei žinote techniką, kurią praleidote, pasiųstume pastabas, ir mes ją patikrinsime!
![Šeši būdai, kaip sumažinti didžiųjų vaizdo įrašų dydį (galimybė laimėti GoPro veiksmo kamerą) [Rėmėjų]](https://i.technology-news-hub.com/images/blog/six-methods-to-reduce-file-size-of-big-videos-chance-to-win-a-gopro-action-camera-sponsored-3-p.webp "Šeši būdai, kaip sumažinti didžiųjų vaizdo įrašų dydį (galimybė laimėti GoPro veiksmo kamerą) [Rėmėjų]")
