Gautų laiškų valdymas ir etiketės

2024 Autorius: Geoffrey Carr | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:53

Šiandienos pamokoje mes padėsime jums suprasti, kaip geriau suskirstyti gautuosius į kategorijas ir tvarkyti pranešimus su etiketėmis ir tam tikrais iš anksto nustatytomis, tačiau konfigūruojamomis skirtukomis.

MOKYMO NAVIGACIJA

Susipažink su "Gmail"
"Mobile App", "Pranešimų sudarymas" ir "Pokalbiai"
Gautų laiškų valdymas ir etiketės
Pašto filtrai ir "Star" sistema
Priedai, parašai ir saugumas
Kvietimai ir atostogos
Naudokite "Gmail" kaip užduočių sąrašą
Kelios paskyros, spartieji klavišai ir nuotolinis išsiuntimas
Naudokite savo "Gmail" paskyrą, kad galėtumėte pasiekti kitas paskyras
"Power Tips" ir "Gmail" laboratorijos

Kai "Gmail" paskyra gaus šiek tiek garo ir pradėsite gauti daugybės žinučių, norėsite išmokti sugadinti torentą į labiau tvarkomus srautus. "Gmail" filtrai leidžia valdyti gaunamus el. Laiškus, todėl galite išsaugoti mažiau svarbius el. Laiškus ir filtruoti į etiketę. Prieš pradėdami mokytis apie filtrai 4 pamokoje, turėsite sužinoti, kaip sukurti ir pažymėti etiketes, "Gmail" ekrano aplankus, apie ką šiandien kalbėsime.

Visų pirma, mes aptarsime "Gmail" automatinių skirtukų sąsają, "Priority Inbox" ir visus jose esančius nustatymus.

Automatiškai suskirstykite savo gautuosius naudodami konfigūruojamus skirtukus

"Gmail" dabar siūlo įvesties langelius su automatinėmis kategorijomis. Ši funkcija sugadina jūsų gautuosius į "Pirminis", "Socialinis", "Akcijos", "Atnaujinimai" ir "Forumai". Jei dalyvaujate daugelyje internetinių paslaugų, ši funkcija gali būti naudinga.

Iš esmės žinutės, gautos už tam tikrų tipų svetaines ar tam tikrą turinį, gali būti renkamos įvairiose jūsų pašto dėžutėse. Dėl to gali būti mažiau gruzdintų gautųjų.

Pasirinkite, kuriuos skirtukus matysite savo gautuosiuose

Šie skirtukai yra konfigūruojami, todėl galite pasirinkti norimus skirtus skirtukus į gautuosius. Jei norite pakeisti, kurie skirtukai yra matomi, spustelėkite pliuso piktogramą dešinėje iš skirtukų.

Dialogo lange "Pasirinkti skirtukus įjungti" atsiranda. Pažymėkite pažymėtus langelius norimiems skirtukams jūsų gautuosiuose.

PASTABA: jei paslėpsite skirtuką, pranešimai iš tos kategorijos bus rodomi jūsų "Pagrindinis" skirtuke. Be to, skirtukų tekstas negali būti keičiamas, todėl negalima pridėti tinkintų skirtukų. Vietoje to galite naudoti priskirtas etiketes (aptartas kitame skyriuje), kad toliau suskirstytumėte savo pranešimus.

Taip pat galite pasirinkti, kuriuos skirtukus rodyti gautuosiuose skirtuke "Gautieji" ekrano "Nustatymai" skiltyje "Kategorijos".

Tvarkykite savo pranešimus naudodamiesi "Inbox" stiliais ir nustatymų

Gautieji stiliai leidžia jums tvarkyti "Gmail" gautuosius geriausiai jums tinka. Galite tvarkyti savo gautuosius naudodami konfigūruojamus skirtukus, kaip minėta anksčiau šioje pamokoje, arba į skyrius, pvz., "Neskaitytas", "Žvaigždute pažymėtas" ir "Svarbus".

Pakeiskite savo pašto dėžutės tipą

Norėdami pakeisti į kitą pašto dėžutės stilių, atidarykite ekraną "Nustatymai" ir spustelėkite skirtuką "Gautieji".

Skiltyje "Gautieji" pasirinkite norimą naudoti gautų laukų tipą iš išskleidžiamojo sąrašo.

Kiekviena pašto dėžutės rūšis turi savo nustatymus. Kai pasirinksite "Gautieji", šio tipo nustatymai bus rodomi žemiau "Gautieji" tipo pasirinkimas. Pakeiskite nustatymus ir spustelėkite "Išsaugoti pakeitimus".

Taip pat galite greitai keisti kai kuriuos gaunamų pašto stilių nustatymus tiesiai į gautuosius, spustelėdami rodyklę žemyn, esančią kiekvieno skirsnio dešiniajame dešiniajame kampe.

"Gmail" žinynas pateikia tipų "gautuosius" aprašus. Galite eksperimentuoti su skirtingais pašto dėžutės stiliumi, kad galėtumėte sužinoti, kas jums labiausiai tinka. Jei pakeisite savo mintis, visada galėsite grįžti į numatytąjį.

Taip pat galite greitai pakeisti pašto dėžutės stilių, perkelkite pelės žymeklį ant etiketės "Gautieji" ir spustelėję rodomą rodyklę žemyn. Išskleidžiamajame meniu "Gautieji" pasirinkite norimą gautųjų stilių. Atkreipkite dėmesį, kad pelės žymėjimas ant kiekvieno stiliaus suteikia trumpą kiekvieno tipo aprašymą.

Sutvarkykite ir suskirstykite savo laiškus naudodami etiketes

Mes trumpai pristatėme jums etiketes šios serijos 1 pamokoje. Etiketės leidžia tvarkyti el. Pašto pranešimus į kategorijas. Jie yra panašūs į aplankus, tačiau, skirtingai nuo aplankų, galite naudoti daugiau nei vieną etiketę vienai žinutei.

PASTABA: "Gmail" palaiko daugiausia 5 000 etikečių, įskaitant sub-etiketes. Jei viršysite šią ribą, gali būti, kad jūsų "Gmail" veikla yra lėtesnė, todėl gali kilti klaidų. Pašalinkite etiketes, kurių jums gali nebūti. Pašalinus etiketes, pranešimai neištrinami.

Sukurkite naują etiketę

Galite sukurti savo priskirtas etiketes, kad gautumėte el. Pašto dėžutę ir net persiųstumėte laiškus iš gautų laiškų į savo etiketes (veikdama kaip aplankai). Mes parodysime, kaip sukurti etiketę, prisegtą kitoje etiketėje, pvz., Aplanke esantį pakatalogį.

Jei norite sukurti naują tinkintą etiketę, kuri bus pagrindinis aplankas, pagrindiniame "Gmail" ekrano kairėje pusėje esančių etikečių sąraše spustelėkite "Daugiau".

Kai sąrašas išplečiamas, spustelėkite nuorodą "Sukurti naują etiketę".

Įveskite etiketės pavadinimą langelyje "Įveskite naują etiketės pavadinimą" redagavimo laukelyje dialogo lange "Nauja etiketė".Jei norite baigti kurti naują etiketę, spustelėkite "Sukurti".

PASTABA. Kadangi tai yra tėvų etiketė, kurioje bus pridedama etiketė, mes nestosime šią etiketę.

Jei norite sukurti antraštę po pirminine etikete, kurią ką tik sukūrėte, dar kartą spustelėkite "Sukurti naują etiketę".

Dialogo lange "Naujoji etiketė" įveskite podsertifikato, kurį norite sukurti, redagavimo laukelyje "Prašome įvesti naują etiketės pavadinimą" pavadinimą. Pažymėkite žymimąjį laukelį "Nest label under", iš išskleidžiamojo sąrašo pasirinkite pirminę etiketę, kurią ką tik sukūrėte, ir spustelėkite "Sukurti".

Taip pat galite sukurti priklijuotą etiketę, įvesdami tėvų etiketę, po kurios yra brūkšninis brūkšnys (/), tada įveskite įdėtą etiketės pavadinimą - viską redaguokite laukelyje "… naujas etiketės pavadinimas". Pavyzdžiui, redagavimo laukelyje galėtume įvesti "Asmeniniai / draugai", o ne pažymėti žymės langelį "Nest label under".

PASTABA: pagrindinė etiketė jau turi egzistuoti, kad būtų sukurta pridedama etiketė. Negalite sukurti abiejų etikečių tuo pačiu metu. Pavyzdyje mes pirmiausia turime sukurti "Asmeninę" etiketę prieš sukurdami prisegtą etiketę "Draugai".

Prisidedanti etiketė atrodo kaip pavyzdys.

Nauja etiketė su įdėta etikete taip pat pridedama prie etikečių sąrašo, esančio mygtuko "Etiketės", taip pat etikečių sąrašo, kuris yra "Pereiti į" veiksmo mygtuką, sąrašas.

Taikyti etiketes pranešimams

Yra du būdai, kaip etiketes taikyti pranešimams. Galite pridėti etiketes į žinutes, paliekant pranešimus į gautuosius. Taip pat galite perkelti pranešimus į etiketes, jei perkelsite juos į aplankus. Mes parodysime abu metodus.

Taikyti etiketes pranešimams, paliekant juos į gautuosius.

Šis metodas leidžia lengvai pritaikyti kelias etiketes vienai žinutei.

Norėdami pridėti etiketę prie pranešimo, išlaikydami pranešimą savo gautuosiuose, pažymėkite žymimąjį laukelį kairėje, kad pasirinktumėte jį (arba atidarykite pranešimą). Tada spustelėkite veiksmo mygtuką "Etiketės" ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite vieną ar kelias etiketes.

Nepamirškite, kad prie pranešimo galite naudoti daugiau nei vieną etiketę. Pasirinkus etiketes, meniu "Etiketės" neišnyks, taigi vienu metu galite pasirinkti kelis etiketes.

Norėdami pritaikyti pasirinktas etiketes pranešimams, meniu apačioje spustelėkite "Taikyti".

Tada etiketės rodomas kairėje pranešimo temos eilutėje.

Jei turite ilgą etikečių sąrašą, galite pradėti įvesti etiketės pavadinimą, spustelėję mygtuką "Etiketės", norėdami rasti etiketę sąraše.

Taikyti etiketę pranešimui ir perkelti ją iš savo gautų laiškų

Norėdami taikyti etiketę žinutei ir tuo pačiu metu perkelti pranešimą iš savo pašto dėžutės, vilkite jį į norimą etiketę kairėje esančiame sąraše. Kai perkeliate pelę ant sąrašo, jis išsiplės, kad būtų rodomos etiketės, kurios šiuo metu gali būti paslėptos.

Atkreipkite dėmesį, kad galite naudoti šį metodą, norėdami nustatyti pranešimą kaip šlamštą, be to, naudodami mygtuką "Pranešti apie šlamštą". Paprasčiausiai perkelkite pranešimus į "Šlamštas".

Pranešimo perkėlimas į "Šiukšlių" etiketę ištrina pranešimą. Tai yra tas pats kaip ir žinutės pasirinkimas, atidarymas ir paspaudimas mygtuką "Ištrinti".

Atidaryti etiketę

Etiketės atidarymas yra kaip aplanko atidarymas. Išvardytos visos su šia etikete susijusios žinutės. Jei norite atidaryti etiketę, pagrindiniame "Gmail" ekrano kairėje pusėje esančių etikečių sąraše spustelėkite norimą etiketę. Jei norima etiketė nematoma, spustelėkite "Daugiau", jei norite pasiekti visą sąrašą.

Rodomi visi su šia etikete susiję pranešimai. Paaiškinkite paieškos terminą laukelyje "Ieškoti". "Gmail" automatiškai užpildo laukelį "Paieška", naudodamas atitinkamą filtrą, kad būtų rodomos pasirinktos žinutės. Vėliau čia aptarsime filtrus šioje pamokoje.

Atkreipkite dėmesį, kad jei prie laiško pridedate etiketę nekeisdami pranešimo į tą etiketę (ir iš gautų laiškų), o tada atidarote etiketę, pranešime pasirodys etiketė "Gautieji", nurodanti, kad žinutė vis dar yra gautuosiuose.

Jei norite grįžti į gautuosius, kairiajame sąraše spustelėkite etiketę "Gautieji".

Jei norite perkelti pranešimą atgal į gautuosius, tiesiog atidarykite etiketės aplanką, kad galėtumėte pasiekti pranešimą, ir vilkite pranešimą vėl į gautuosius. Atkreipkite dėmesį, kad pranešime vis dar pateikiama jai taikoma etiketė.

Pašalinti etiketę iš pranešimo

Jei nuspręsite, kad nenorite konkrečios etiketės, susijusios su pranešimu, galite lengvai ją pašalinti.

Jei norite tai padaryti, pasirinkite pranešimą, naudodami žymimąjį laukelį kairėje pranešimo dalyje arba atidarykite pranešimą. Spustelėkite veiksmo mygtuką "Etiketės", išskleidžiamajame meniu išskleiskite etiketę, kurią norite pašalinti iš pranešimo, tada spustelėkite "Taikyti".

PASTABA: vienu metu galite pašalinti keletą etikečių iš pranešimo. Spustelėkite "Taikyti", išskleidžiamajame meniu "Etiketės" tiesiog pažymėkite visas norimas pašalinti etiketes.

Keiskite etiketės spalvą

Galite priskirti spalvas savo etiketėms, kad galėtumėte lengvai pastebėti juos savo pašto dėžutėje. Pagal numatytuosius nustatymus visos etiketės yra šviesiai pilkos spalvos ir tamsiai pilkos spalvos. Žemiau pateiktame paveikslėlyje naudojama "Asmeninė / Draugų" etiketė naudoja numatytąją spalvą. Kitos etiketės "HTG School" ir "Admin" turi kitų spalvų.

Norėdami pakeisti etiketėje esančią spalvą, perkelkite pelę ant norimos etiketės.Norėdami eiti į jos išskleidžiamąjį meniu, spustelėkite rodyklę žemyn, esančią dešinėje etiketės.

Perkelkite pelę virš "Etiketės spalvos" parinkties ir pasirinkite tekstą ir spalvų kombinaciją spustelėdami ją.

Taip pat galite naudoti parinktį "Pašalinti spalvą", kad pašalintumėte spalvą iš etiketės ir grįžtumėte į numatytąją.

Jei nenorite jokių rodomų kombinacijų, galite pasirinkti pasirinktinį derinį spustelėdami "Pridėti priskirtą spalvą". Dialogo lange "Pridėti pasirinktinę spalvą" pasirinkite "Fono spalva" ir "Teksto spalva".

Peržiūrėkite pasirinktą kombinaciją, kurioje nurodyta "Peržiūrėti etiketės spalvą".

Nustatyti vieno paspaudimo prieigą prie standartinių ir tinkintų "Gmail" etikečių

Galite lengvai sukurti vieną spustelėjimą prie etikečių.

Norėdami tai padaryti, atidarykite etiketę, kaip aptarta anksčiau šioje pamokoje, tada vilkite puslapio favicon iš adreso juostos į žymių įrankių juostą. Dabar galite spustelėti šią žymę, kad galėtumėte pasiekti visus su šia etikete susijusius pranešimus.

Slėpti ir rodyti etiketes "Gmail"

Jei "Gmail" turi ilgą etikečių sąrašą, gali tekti matyti tam tikras etiketes, kurias dažniau naudojate sulaikydami likusius.

Paslėpti etiketę

Norėdami paslėpti etiketę "Gmail", spustelėkite etiketės, kurią norite paslėpti, mygtuko "Sukurti" etiketę ir vilkite ją į nuorodą "Daugiau" po matomų etikečių sąrašu.

PASTABA: nuorodą "Daugiau" tampa "Mažesnė" nuoroda, kai perkeliate etiketę į ją.

Etiketė yra perkelta, todėl ji yra išvardyta žemiau "Kategorijos", kuri rodoma spustelėjus "Daugiau", kad išplėstumėte etikečių sąrašą. Jei yra nuoroda "Mažiau", o ne nuorodą "Daugiau", "Kategorijas" galite peržiūrėti tiesiog perkelkite pelės žymeklį ant etikečių sąrašo.

Padaryti paslėptą etiketę matomą

Jei norite matyti paslėptą etiketę, spustelėkite "Daugiau" (jei reikia), kad būtų rodomas skyrius "Kategorijos". Spustelėkite ir vilkite norimą etiketę iš "Kategorijų" į etiketę "Gautieji".

Etiketė grąžinama į pagrindinį etikečių sąrašą abėcėlės tvarka.

Slėpti anksto nustatytus sistemos "Gmail" etiketes, pvz., Pažymėtas žvaigždute, išsiųstą laišką, juodraščius, šlamštą ar šiukšliadėžę

Iš anksto nustatytos "Gmail" etiketės taip pat gali būti paslėptos. Jei norite paslėpti bet kurį iš šių etikečių, etikečių sąraše spustelėkite "Daugiau".

Skiltyje "Kategorijos" spustelėkite "Tvarkyti etiketes".

Skiltyje "Sistemos etiketės" raskite norimą paslėpti sistemos etiketę ir stulpelyje "Rodyti etikečių sąrašą" spustelėkite nuorodą slėpti.

PASTABA: etiketė nėra visiškai paslėpta, o ji yra perkelta po nuoroda "Daugiau".

Prieiga prie etikečių nustatymų Nustatymų ekrane

Ekraną "Etiketės" taip pat galima pasiekti naudojant mygtuką "Nustatymai". Mes turėsime nuorodas į įvairias šios serijos Nustatymų ekrano dalis. Prieiga prie "Nustatymų" visada bus tokia pati.

Jei norite pasiekti filtro įrankius ekrano "Nustatymai", spustelėkite mygtuką "Nustatymai" (pavara) viršutiniame dešiniajame pagrindinio "Gmail" lango kampe.

Tada pasirinkite išskleidžiamajame meniu "Nustatymai".

Kai ekrane "Nustatymai" galite pasiekti "Etiketės", "Filtrai", "Gautieji", "Temos" ir kitos "Gmail" dalys ir funkcijos.

Slėpti etiketes su nerašytų laiškų automatiškai "Gmail"

Su galimybe paslėpti etiketes ir automatiškai nukreipti pranešimus į šias etiketes naudodamiesi filtrais (žr. Kitą skyrių), jums gali būti įdomu, kaip greitai pasakyti, ar turite neskaitytus pranešimus paslėptose etiketėse. Galite lengvai pasirinkti rodyti paslėptus etiketes, kai jose yra neskaitytų pranešimų. Tokiu būdu nepraleiskite svarbių pranešimų.

Jei norite nustatyti "Gmail", taigi jis slepia etiketes, nebent jose yra neskaitytų pranešimų, atidarykite "Etikečių" nustatymų langą naudodami vieną iš anksčiau paminėtų metodų.

Kiekvienai sistemai ir tinkintam etiketui, kurį norite paslėpti, jei jame nėra neskaitytų laiškų, spustelėkite nuorodą "Rodyti, jei neskaitytos".

Atkreipkite dėmesį, kad "Sistemos" etikečių sąraše galite slėpti etiketes "Juodraštis" ir "Šlamštas", jei juose nėra neskaitytų pranešimų. Ši funkcija netaikoma "Kategorijoms" ir "draugų ratams".

Galite greitai pritaikyti šį nustatymą visoms jūsų pasirinktoms etiketėms, spustelėję rodyklę žemyn šalia "Rodyti etikečių sąraše" skilties "Etiketės" viršuje ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite "Rodyti visus, jei neskaityti".

Toliau …

Tai atneša mus iki pamokos 3 pabaigos. Turėtumėte turėti gana tvirtą supratimą apie tai, kaip tvarkyti gautuosius naudodami skirtingus skirtukus, stilius ir nustatymus. Geriausia, kad esate pasirengęs įsisavinti savo el. Laišką naudodami etiketes!

Kitoje pamokoje mes išplėsime diskusijas apie etiketes, įtraukiant filtrus, pvz., Kaip naudoti filtrus, kad automatiškai būtų naudojamos etiketės, taip pat kaip išimti esamus filtrus ir eksportuoti jas į kitą "Gmail" paskyrą.

Tada, norėdami uždaryti dalykus, pristatome žvaigždžių sistemą, kuri padeda jums sekti svarbius el. Laiškus.